Iliustracija – pexels.com
Nors daugelis įmonių kalba apie skaitmenizaciją – realybėje dokumentų valdymas dažnai lieka viena iš labiausiai atsilikusių sričių. Popierinės sutartys, sąskaitos el. pašto prieduose, dokumentų versijos įvairiose darbo vietose – visa tai ne tik stabdo darbą, bet ir didina klaidų bei rizikų tikimybę. Dokumentų valdymo sistema (DVS) leidžia centralizuoti, automatizuoti ir kontroliuoti dokumentų srautus, tačiau kaip žinoti, kad laikas žengti šį žingsnį jau atėjo?
Daug laiko skiriama dokumentų paieškai
Vienas iš akivaizdžiausių ženklų – kai darbuotojai praleidžia daug laiko ieškodami dokumentų, kuriuos jau turėjo turėti po ranka. Nesvarbu, ar tai būtų sutarties kopija, sąskaitos versija ar ankstesnės komunikacijos su klientu įrašas – neefektyvi paieška ne tik stabdo procesus, bet ir mažina darbuotojų produktyvumą.
Pagal „IDC“ duomenis, vidutinis biuro darbuotojas per dieną praleidžia apie 2,5 valandos ieškodamas informacijos, o per metus tai sudaro daugiau nei 550 valandų – beveik trijų mėnesių darbo laiką. DVS leidžia per kelias sekundes rasti bet kurį dokumentą pagal raktažodžius, datą, klientą ar atsakingą darbuotoją.
Dokumentų derinimo procesai ilgi
Jei sutartys ar sąskaitos keliauja per keletą el. pašto dėžučių ar iš rankų į rankas, o jūs nežinote, kas šiuo metu „laiko“ dokumentą – tai dar vienas aiškus signalas. Ilgi, rankiniu būdu vykdomi derinimo procesai didina klaidų tikimybę, stabdo operatyvumą ir apsunkina kontrolę.
DVS leidžia automatizuoti derinimo eigą, sukurti dokumentų „workflow“ schemas, nustatyti terminus, gauti automatinį priminimą bei aiškiai matyti – kurioje proceso stadijoje yra dokumentas. Tai ypač svarbu, kai dalyvauja keli padaliniai ar reikia vadovybės patvirtinimo.
Turite pasikartojančių klaidų ir dubliavimo problemų
Jeigu dažnai pasitaiko neteisingai išrašytų sąskaitų, pasirašytos neteisingos sutarčių versijos ar darbuotojai dirba su skirtingomis to paties dokumento kopijomis – jūsų įmonėje trūksta centrinės versijų kontrolės. Tokios klaidos gali sukelti rimtų reputacinių ir finansinių pasekmių, ypač dirbant su partneriais ar kontroliuojamose srityse. DVS suteikia versijų valdymo funkciją, kuri leidžia matyti visas dokumento redagavimo istorijas, grįžti prie ankstesnės versijos bei išvengti dubliavimo.
Sparčiai augate arba valdomų dokumentų kiekis didėja
Jeigu jūsų įmonė plečiasi, daugėja darbuotojų, partnerių ar klientų – neišvengiamai auga ir dokumentų srautas. Rankiniai procesai, kurie veikė mažesnėje organizacijoje, gali tapti nevaldoma našta augančioje struktūroje.
Pagal „AIIM Industry Watch“ 2023 m. tyrimą, net 68 % vidutinio dydžio įmonių įvardino dokumentų apimties augimą kaip pagrindinį iššūkį. DVS leidžia automatizuoti augančius srautus, pritaikyti procesus didesniam darbuotojų skaičiui ir išlaikyti efektyvumą bei kontrolę be papildomos administracijos.
Nepavyksta užtikrinti duomenų saugumo ir atitikties
Jeigu dokumentai saugomi atskiruose kompiuteriuose, siunčiami el. paštu be šifravimo ar saugomi popieriuje – kyla rimta rizika pažeisti duomenų apsaugos įstatymus (pvz., BDAR) ar prarasti jautrią informaciją. DVS suteikia galimybę:
- Riboti prieigą pagal vartotojo rolę.
- Matyti, kas kada redagavo dokumentą.
- Užtikrinti duomenų šifravimą, atsargines kopijas ir laikymą laikantis teisinių reikalavimų.
Verslai, kurie veikia reguliuojamose srityse (finansai, teisinės paslaugos, viešasis sektorius) – be skaitmeninio valdymo sistemos rizikuoja patirti ne tik informacinius nuostolius, bet ir teisinius padarinius.
Dokumentų valdymo sistema šiandien nėra tik technologinis sprendimas – tai būtinybė įmonėms, kurios siekia būti efektyvios, skaidrios ir lankščios. Jei jūsų organizacijoje dokumentai „užstringa“, darbuotojai klausia vienas kito kur paskutinė versija, o derinimo procesai užtrunka dienas – tai ženklas, kad laikas skaitmeniniam pokyčiui. DVS leidžia ne tik išspręsti kasdienius trikdžius, bet ir kurti ilgalaikį konkurencinį pranašumą.