Mažosios bendrijos steigimas dažnai pasirenkamas dėl gana paprastos valdymo struktūros, tačiau pradėjus veiklą greitai atsiranda praktinis klausimas – kas tvarkys apskaitą? Samdyti atskirą buhalterį vien dėl kelių sąskaitų per mėnesį ne visada atrodo racionalu, todėl nemažai MB narių svarsto apskaitą tvarkyti patys. Tai galima daryti, tačiau svarbu suprasti, kad galimybė tvarkyti apskaitą savarankiškai nereiškia mažesnių teisinių reikalavimų.
Finansinės apskaitos taisyklės leidžia mažosios bendrijos apskaitą tvarkyti pačiam jos nariui. Vadinasi, MB neprivalo vien dėl savo teisinės formos turėti etatinio buhalterio ar sudaryti sutarties su apskaitos įmone. Tačiau už tinkamą apskaitos organizavimą, dokumentų pateikimą ir finansinės informacijos teisingumą vis tiek turi būti atsakingai pasirūpinta.
Kada apskaitą realu tvarkyti savarankiškai?
Nedidelėje MB tai gali būti racionalus sprendimas, jeigu veikla paprasta. Pavyzdžiui, bendrija teikia vienos rūšies paslaugas, neturi darbuotojų, nėra PVM mokėtoja ir per mėnesį išrašo vos kelias sąskaitas. Tokiu atveju operacijų nėra daug, todėl apskaitos procesus galima išmokti.
Vis dėlto net ir nedidelėje bendrijoje reikia registruoti visas ūkines operacijas, tinkamai apskaityti narių įnašus ir išmokas, parengti deklaracijas, sekti mokestinius terminus bei finansinių metų pabaigoje parengti finansines ataskaitas. MB apskaita tampa gerokai sudėtingesnė, kai atsiranda darbuotojų, PVM, ilgalaikio turto, komandiruočių, keli skirtingi MB narių pinigų išsiėmimo būdai ar daug pirkimo ir pardavimo dokumentų.
Ypač daug dėmesio reikia skirti MB narių išmokoms. Ne visos iš bendrijos sąskaitos į nario asmeninę sąskaitą pervedamos lėšos apskaitomos vienodai. Nuo išmokos rūšies gali priklausyti GPM, VSD, PSD bei deklaravimo tvarka.
Todėl savarankiškai tvarkant apskaitą verta turėti aiškią sistemą:
- dokumentus registruoti nuolat, o ne kartą per metus;
- atskirti asmenines ir bendrijos išlaidas;
- saugoti sąskaitas, sutartis ir mokėjimų dokumentus;
- reguliariai tikrinti VMI ir „Sodros“ prievoles;
- prieš išsiimant didesnes sumas iš MB įvertinti jų apmokestinimą.
Kada geriau perduoti apskaitą specialistui?
Buhalteris nėra privalomas vien todėl, kad įsteigta MB, tačiau jo pagalba tampa praktiška, kai savininkas apskaitai pradeda skirti daugiau laiko nei pačiam verslui. Lygiai taip pat verta kreiptis į specialistą, jei nėra aišku, kaip apskaityti nario išmokas, pasikeičia PVM statusas arba priimamas pirmasis darbuotojas.
Tokiu atveju išorinė MB apskaita leidžia ne tik perduoti sąskaitų registravimą, bet ir turėti žmogų, su kuriuo galima pasitikrinti mokestinius sprendimus prieš juos priimant.
Taigi mažoji bendrija tikrai gali apskaitą tvarkyti pati. Tačiau sprendimą verta priimti ne pagal principą „ar galima“, o pagal tai, kiek sudėtinga konkrečios MB veikla ir kiek klaida apskaitoje galėtų kainuoti vėliau.